hemen bulun
A. KAPSAM
Kişisel Verilerin Korunması ve Gizlilik Politikası isimli işbu Politika, kişisel verilerin işlenmesine yönelik kurallar bütününün açıklayarak gerekli bilgilendirmeleri yapmak amacıyla 7 Nisan 2016 tarihli ve 29677 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan 24 Mart 2016 tarihli ve 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında hazırlanmış olup Sistem Teknik Makine Sanayi ve Ticaret A.Ş. (“Sistem Teknik”) Yönetim Kurulu’nun öngördüğü tarihte onaylanarak yürürlüğe girer.
TANIMLAR
B. REFERANSLAR
C. DEĞİŞİKLİKLER
Kanun kapsamındaki ek mevzuatların yürürlüğe girmesi ile birlikte veya muhtelif zamanlarda işbu Politika’ da yapılacak olan değişiklikler Sistem Teknik internet sitesinden ve Sistem Teknik Intranet sitesinden takip edilebileceği gibi, işbu Politikanın güncel versiyonuna da yine bu kurumsal sitelerden ulaşılabilmektedir.
1 - AMAÇ
Sistem Teknik, Elektrostatik Toz Boya Ekipmanları ve Komple Boya Sistemleri imalatında faaliyet göstermektedir. Sistem Teknik A.Ş. profesyonel bayileri ve satış sonrası hizmetleri ile sadece Türkiye'de değil, 35 farklı ülkede yedek parça ve servis hizmeti vermektedir. Faaliyetlerini gerçekleştirebilmek adına, bizzat kendisi adına veya temsilci vasfıyla iletişimde bulunan yetkili bayilerinin, tedarikçilerinin, müşterilerinin, ziyaretçilerinin, çalışanlarının ve iş başvurusunda bulunmak suretiyle ya da diğer herhangi bir amaç veya kanal vesilesi ile ilişki tesis eden diğer gerçek kişilerin kişisel verilerini, Veri Sorumlusu sıfatıyla, hukuka uygun bir biçimde işlemektedir.
İşbu politikanın amacı, Sistem Teknik’in yürüttüğü bu işleme faaliyetleri ve kişisel veriler ile ilgili sistemler konusunda açıklamada bulunarak ilgili kişileri bilgilendirmek ve böylece kişisel veriler hususunda şeffaflık sağlamaktır.
Bu bağlamda, Sistem Teknik KVKK kapsamında kişisel verilerin işlenmesini, bu işlemeye konu alınan veri sahiplerini ve bu kişilerin haklarını, çerez ve benzeri teknolojilerinin kullanımı ile birlikte işbu Politika’ da detaylandırarak açıklamış bulunmaktadır.
2 - KİŞİSEL VERİ
2.1 Kişisel Veri İşlemesine İlişkin Genel İlkeler
Sistem Teknik, KVKK 4. maddesinin 2. fıkrası uyarınca ve işbu Politikanın ‘Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları’ bölümünde örneklendirilmiş olan amaçlar kapsamında, aşağıdaki ilkelere uygun olarak kişisel veri işlemektedir:
• Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olma • Doğru ve gerektiğinde güncel olma • Belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme • İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma • İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme
2.2. Sistem Teknik Tarafından İşlenen Veriler
Kişisel veriler Sistem Teknik bünyesinde veri sahiplerinden alınan açık rıza aracılığıyla ya da KVKK’nın 5. ve 6. maddelerince açık rızaya tabi olmaksızın yürütülebilecek faaliyetler ışığında işlenmekte olup, bu veriler ancak işbu Politikanın ‘Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları’ bölümünde örneklendirilen amaçlar çerçevesinde işlem görmektedir. Sistem Teknik ile veri sahibi arasındaki ilişkinin türüne ve niteliğine, kullanılan iletişim kanallarına ve bahsi geçen amaç bilgisine bağlı olarak çeşitlenmekte ve farklılaşmakta olan ve işbu Politika’daki ilkelere uyumlu bir şekilde işlenen bu kişisel veri türleri aşağıdaki gibidir:
• Kimlik Bilgileri; İsim, soy isim, meslek, unvan, çalışma bilgisi, eğitim durumu, cinsiyet, medeni durum, eş/çocuk bilgisi, vatandaşlık durumu, Nüfus cüzdanı fotokopisi, nüfus sureti fotokopisi, pasaport ve sürücü belgesi gibi kimlik tespit belgelerinde bulunan doğum tarihi, doğum yeri, kimlik numarası, kan grubu, din ve fotoğraf gibi veriler,
• İletişim Bilgileri; Adres, elektronik posta, telefon ve faks numarası gibi iletişim bilgileri ile birlikte, telefon görüşmeleri ve elektronik posta yazışmaları kapsamındaki iletişim kayıtları diğer sesli veriler,
• Gerçek Kişi Bilgileri; Vergi levhası, ticaret gazetesi, yetki belgesi, yeterlilik belgeleri, imza sirküleri ve faaliyet belgesi gibi tüzel kişilere yönelik belgelerdeki gerçek kişi bilgileri,
• Finansal Bilgiler; Fiyatlandırma, mutabakat, tahsilat ve ödeme faaliyetlerine ilişkin detaylı finansal veriler.
• Lokasyon Verileri; Şirket araçlarında bulunan araç takip cihazı ve yazılımı vasıtasıyla kullanılan rota ve bulunulan lokasyon verileri
• Biyometrik Veri; Çalışanların Personel devam kontrol takibini yapabilmek için parmak izi ve yüz tanıma özelliği olan cihazlarla giriş çıkış bilgileri
2.3. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları
Kişisel veriler, Sistem Teknik tarafından aşağıdaki amaçlar kapsamında işlenebilmekte olup, bu amaçların ve ilgili yasal sürelerin öngördüğü müddetçe saklanabilmektedir.
• Yasal ve idari yükümlülükler kapsamında Sistem Teknik’in yürütmekle sorumlu olduğu faaliyetlerin gerçekleştirilmesi,
• Veri sahibinin mevzuattaki veya Sistem Teknik’in bünyesince kabul gören kural ve politikalardaki değişiklikler hususunda aydınlatılması,
• Kanuna aykırı işlemlerin soruşturulması, tespiti, bildirilmesi ve önlenmesi ile birlikte, hukuki sürece tabi faaliyetlerin yönetilmesi ve yürütülmesi,
• Meşru menfaatlerin korunması,
• Sözleşmelerin müzakeresi, oluşturulması ve ifası,
• Talep ve sorular kapsamındaki durum tespitinin yapılması ve ilgili kişiye geri dönüşün sağlanması,
• Tanıtım ve pazarlama faaliyetlerinin yürütülmesi ile birlikte, anket ve oylamalar ile veri sahiplerinin görüşünün alınması,
• Birimler arasındaki iş akışının ve koordinasyonun sağlanmasıyla birlikte verimliliğin artırılması,
• İş başvurusu, aday değerlendirme ve işe alım süreçlerinde adayların ilgili pozisyona uygunluğunun incelenmesi ile birlikte bu adaylarla ve başvuruyla bağlantılı kişiler iletişime geçilmesi,
• Ziyaret kaydının alınması ve kargo takibi yapılması,
• Sistem Teknik’e ait veya Sistem Teknik tarafından kullanılan elektronik sistemlerinin ve fiziki ortamların güvenliğinin sağlanması ve ilgili değerlendirmelerin yapılması suretiyle gerekli önlemlerin alınması.
• Şirket araçlarında bulunan araç takibinin yapılmasını sağlayan cihaz ve yazılım aracılığı ile pazarlama süreçlerinin yürütülmesi.
2.4. Kişisel Verilerin Aktarılması
Sistem Teknik, işbu Politikanın ‘Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları’ bölümünde örneklendirilen amaçlar çerçevesinde ve KVKK’nın 8 ve 9’uncu maddeleri uyarınca yurt içi ve yurt dışı veri aktarımı yapmaktadır ve kişisel veriler bu kapsamda kullanılan sunucu ve elektronik ortamlarda işlenerek saklanabilmektedir. Sistem Teknik tarafından hazırlanmış Kişisel Veri Envanterinde veri aktarımı gerçekleşen taraflar ve veri aktarım amaçları detaylı bir şekilde belirtilmiştir. Yapılan bu aktarımların niteliği ve paylaşım yapılan taraflar, veri sahibi ve Sistem Teknik arasındaki ilişki türüne ve niteliğine, aktarımın amacına ve ilgili yasal dayanağa bağlı olarak değişmekte olup, bu taraflar genel itibariyle aşağıdaki gibidir:
• Hukuk büroları gibi yasal merciler ve yasal amaçlı faaliyetlerde destek alınan kurumlar,
• Devlete bağlı kurum ve kuruluşlar,
• Koordinasyon, iş birliği ve verimliliğin sağlanması amacıyla Sistem Teknik bünyesindeki iş birimleri,
• Sistem Teknik hizmetlerini sunan yetkili bayiler,
• Eksperler, yetkili bayii firmaları vb. hizmet firmaları ve tedarikçiler,
• Finansal işlemlerin gerçekleşmesine olanak sağlayacak bankalar.
2.5. Kişisel Verilerin Toplanması
Sistem Teknik tarafından işbu Politikanın ‘Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları’ bölümünde örneklendirilen amaçların karşılanması için KVKK’nın 5 ve 6’ncı maddelerinde öngörüler şartlar çerçevesinde direkt olarak çalışanlar ve müşterilerden, bayilerden, tedarikçilerden, iş ortaklarından, çağrı merkezinden, eksperlerden, resmi kurumlardan ve diğer fiziki ortamlardan kişisel veri edinilebileceği gibi, internet siteleri, mobil uygulamalar, sosyal medya ve diğer kamuya açık mecralar veya düzenlenen eğitimler, organizasyonlar ve benzeri etkinlikler aracılığı ile de kişisel veri toplayabilmektedir.
2.6. Kişisel Verilerin Saklanma Süresi
Kişisel veriler Sistem Teknik bünyesinde ilgili yasal saklama süreleri müddetince bulundurulmakta olup, bu verilerle ilişkili faaliyetlerin ve işbu Politika’da da belirtilen amaçların gerçekleştirilmesi için gerekli süre boyunca saklanmaktadır. Kullanım amacı sonlanan ve yasal saklama süresi sona eren kişisel veriler ise, KVKK’nın 7’nci maddesi uyarınca Sistem Teknik tarafından silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.
2.7. KVKK Çerçevesinde Veri Sahibinin Hakları
KVKK’nın 11. Maddesi kapsamında kişisel verileri işlenen gerçek kişilerin hakları düzenlenmektedir ve bu madde uyarınca veri sahipleri Sistem Teknik üzerinde aşağıdaki haklara sahiptir:
• Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
• Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteme,
• Kişisel verilerin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde, bunların silinmesini veya yok edilmesini isteme,
• Düzeltme ve silme işlemlerinin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması halinde zararın giderilmesini talep etme.
Yukarıdaki haklardan birinin kullanılması amaçlı olarak veri sahiplerinden gelecek talepler Sistem Teknik tarafından en geç 30 gün içerisinde karşılanacaktır. Bu talepler Sistem Teknik’e PERPA Ticaret Merkezi B. Blok Kat:2 No:65 34385 Okmeydanı İSTANBUL adresine kimlik tespit edici belgeler ile bizzat elden teslim edilerek, noter kanalıyla gönderilerek veya sistemteknikmakina@hs01.kep.tr güvenli elektronik imzalı olarak iletebilecektir. Taleplerin ayrıca bir maliyet gerektirmesi durumunda Sistem Teknik ilgili mevzuat kapsamında belirlenen tutarlarda ücret talep edebilecektir.
2.8. Yurtdışına Veri Aktarımı
İşlenme, depolanma, idare veya işbu Politika ’da belirtilmiş başkaca bir kullanım amacıyla işbu Politikanın ‘Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları’ bölümünde örneklendirilen amaçların karşılanması için kişisel veriler mevzuata uygun biçimde yurt dışına aktarabilir. Bu aktarımlarda kişisel verilerin gerektiği şekilde korunması için gerekli önlemler alınır.
2.9. Kişisel Verilerin Güvenliği
Sistem Teknik, kişisel verilerin gizliliğini ve güvenliğini korumaya önem verir. Bu doğrultuda, kişisel verileri yetkisiz erişim, zarar, kayıp veya ifşaya karşı korumak için gerekli teknik ve idari güvenlik önlemleri alınır. Bu doğrultuda gerekli sistemsel erişim kontrolleri, veri erişim kontrolleri, güvenli transfer kontrolleri, iş sürekliliği kontrolleri ve diğer gerekli kurumsal kontroller uygulanır. Kişisel verilerin gizliliği ve güvenliği kapsamında bina içerisinde kamera ile izleme faaliyetleri mevcuttur ve bu faaliyetler Sistem Teknik tarafından titizlikle yürütülmektedir.
Sistem Teknik, kişisel veri sahiplerinin haklarının değerlendirilmesi ve kişisel veri sahiplerine gereken bilgilendirmenin yapılması için Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nu göz önünde bulundurarak gerekli kanalları, iç işleyişi, idari ve teknik düzenlemeleri yürütmektedir. Kişisel veri sahipleri KVKK kapsamındaki taleplerini yazılı olarak Sistem Teknik’e iletmeleri durumunda Sistem Teknik talebin niteliğine göre talebi en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırmaktadır. Ancak, Kişisel Verilerin Korunması Kurulunca bir ücret öngörülmesi hâlinde, Sistem Teknik tarafından Kişisel Verilerin Korunması Kurulunca belirlenen tarifedeki ücret alınacaktır.
3 - ÇEREZLER VE BENZERİ TEKNOLOJİLER
3.1. Genel
Kullanılmakta olan internet tarayıcısı aracılığı ile internet ağ sunucusu tarafından kullanıcıların cihazlarına gönderilen küçük veri dosyaları çerez olarak anılmakta olup, internet siteleri bu çerezler vasıtası ile kullanıcıları tanımaktadır ve çerezlerin ömrü tarayıcı ayarlarına bağlı olarak farklılaşmaktadır.
Bu çerezler, Sistem Teknik tarafından yönetilmekte olan sistemler aracılığıyla oluşturulmakla birlikte, aynı zamanda Sistem Teknik tarafından yetkilendirilen bazı hizmet sağlayıcılar kullanıcıların cihazlarına benzeri teknolojiler yerleştirerek IP adresi, benzersiz tanımlayıcı ve cihaz tanımlayıcı bilgileri edinebilmektedir. Ayrıca, Sistem Teknik sistemlerinde bulunan üçüncü taraflara ait linkler, bu üçüncü taraflara ait gizlilik politikalarına tabi olmakla birlikte, gizlilik uygulamalarına ait sorumluluk Sistem Teknik’e ait olmamaktadır ve bu bağlamda ilgili link kapsamındaki site ziyaret edildiğinde siteye ait gizlilik politikasının okunması önerilmektedir.
3.2. Çerez Türleri
Ana kullanım amacı kullanıcılara kolaylık sağlamak olan çerezler, temel olarak 4 ana grupta toplanmaktadır:
a. Oturum Çerezleri: İnternet sayfaları arasında bilgi taşınması ve kullanıcı tarafından girilen bilgilerin sistemsel olarak hatırlanması gibi çeşitli özelliklerden faydalanmaya olanak sağlayan çerezlerdir ve Sistem Teknik internet sitesine ait fonksiyonların düzgün bir şekilde işleyebilmesi için gereklidir.
b. Performans Çerezleri: Sayfaların ziyaret edilme frekansı, olası hata iletileri, kullanıcıların ilgili sayfada harcadıkları toplam zaman ile birlikte siteyi kullanım desenleri konularında bilgi toplayan çerezlerdir ve Sistem Teknik internet sitesinin performansını arttırma amacıyla kullanılmaktadır.
c. Fonksiyonel Çerezler: Kullanıcıya kolaylık sağlanması amacıyla önceden seçili olan seçeneklerin hatırlatılmasını sağlayan çerezlerdir ve Sistem Teknik internet sitesi kapsamında kullanıcılara gelişmiş internet özellikleri sağlanmasını hedeflemektedir.
d. Reklam Ve Üçüncü Taraf Çerezleri: Üçüncü parti tedarikçilere ait çerezlerdir ve Sistem Teknik internet sitesindeki bazı fonksiyonların kullanımına ve reklam takibinin yapılmasına olanak sağlamaktadır.
3.3. Çerezlerin Kullanım Amaçları
Sistem Teknik tarafından kullanılmakta olan çerezlere ait kullanım amaçları aşağıdaki gibidir:
a. Operasyonel amaçlı kullanımlar: Sistem Teknik, sistemlerinin idaresi ve güvenliğinin sağlanması amacıyla, bu sitedeki fonksiyonlardan yararlanmayı sağlayan veyahut ta düzensiz davranışları tespit eden çerezler kullanabilmektedir.
b. İşlevselliğe yönelik kullanımlar: Sistem Teknik, sistemlerinin kullanımını kolaylaştırmak ve kullanıcı özelinde kullanım özellikleri sağlamak amacıyla, kullanıcıların bilgilerini ve geçmiş seçimlerini hatırlatan çerezler kullanabilmektedir.
c. Performansa yönelik kullanımlar: Sistem Teknik, sistemlerinin performansının artırılması ve ölçülmesi amacıyla, gönderilen iletilerle olan etkileşimi ve kullanıcı davranışlarını değerlendiren ve analiz eden çerezler kullanabilmektedir.
d. Reklam amaçlı kullanımlar: Sistem Teknik, kendine veya üçüncü taraflara ait sistemlerin üzerinden kullanıcıların ilgi alanları kapsamında reklam ve benzeri içeriklerin iletilmesi amacıyla, bu reklamların etkinliğini ölçen veya tıklanma durumunu analiz eden çerezler kullanabilmektedir.
3.4. Çerezleri Devre Dışı Bırakmak
Çerez kullanımı birçok tarayıcıda önceden tanımlı bir şekilde seçili olarak bulunmaktadır ve kullanıcılar bu seçim durumunu tarayıcı ayarlarından değiştirebilmekte ve dolayısıyla da mevcut çerezleri silip ileriki çerez kullanımlarını da reddedebilmektedir; nitekim çerez kullanımının iptal edilmesi halinde Sistem Teknik sistemlerindeki birtakım özelliklerden faydalanılamaması söz konusu olabilmektedir.
Çerez kullanım seçiminin değiştirilmesine ait yöntem, tarayıcı tipine bağlı olarak değişmekte olup, ilgili hizmet sağlayıcıdan dilendiği zaman öğrenilebilmektedir.
4 - YÜRÜRLÜK VE GÜNCELLEMELER
İşbu Politika, Şirket Yönetim Kurulu’nun öngördüğü tarihte onaylanarak yürürlüğe girer. Politika’da yapılacak değişiklikler ve bu değişikliklerin yürürlüğe konması konusunda gereken çalışmalar KVKK Çalışma Grubu tarafından yapılacak ve değişiklikler Şirket Genel Müdürü’nün onayından sonra yürürlüğe girecektir. Politika, olağan olarak yılda bir defa gözden geçirilerek güncellenir. Ancak mevzuat değişiklikleri, atıf yapılan bir teknik standarttaki değişme, Kişisel Veri Koruma Kurulu’nun işlemleri ve/veya vereceği kararlar ile mahkeme kararları doğrultusunda Şirket bu Politika’yı gözden geçirme ve gerekli durumlarda politikayı güncelleme, değiştirme veya ortadan kaldırıp yeni bir politika oluşturma hakkını saklı tutar. Politika’nın yürürlükten kaldırılmasına ilişkin olarak karar verme yetkisi Şirket Yönetim Kurulu’na aittir.
Kişisel Verilerin Korunması ve Gizlilik Politikası isimli işbu Politika, kişisel verilerin işlenmesine yönelik kurallar bütününün açıklayarak gerekli bilgilendirmeleri yapmak amacıyla 7 Nisan 2016 tarihli ve 29677 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan 24 Mart 2016 tarihli ve 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında hazırlanmış olup Sistem Teknik Makine Sanayi ve Ticaret A.Ş. (“Sistem Teknik”) Yönetim Kurulu’nun öngördüğü tarihte onaylanarak yürürlüğe girer.
TANIMLAR
| Kişisel veri: | Kimliği belirli veya belirlenebilir her türlü bilgidir ve kişinin fiziksel, ekonomik, kültürel, sosyal veya psikolojik kimliğini ifade eden somut bir içerik taşıması veya kimlik, vergi numarası gibi herhangi bir kayıtla ilişkilendirilmesi sonucunda kişinin belirlenmesini sağlayan tüm hallerini kapsar. |
| Özel nitelikli kişisel veri: | Irk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, dernek vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik verilerdir. |
| Açık rıza: | Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza. |
| Anonim hale getirme: | Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi. |
| Kişisel verileri işleme: | Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemdir. Verilerin ilk defa elde edilmesinden başlayarak veriler üzerinde gerçekleştirilen tüm işlem türleri bu kapsama girmektedir. |
| Kişisel veri sahibi: | Kişisel verisi işlenen gerçek kişi |
| Veri kayıt sistemi: | Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemi |
| Veri sorumlusu: | Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişi |
| Veri işleyen: | Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişi |
| KVKK: | 7 Nisan 2016 tarihli ve 29677 sayılı Resmi Gazete’ de yayımlanan, 24 Mart 2016 tarihli ve 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu |
| Kurul: | Kişisel Verileri Koruma Kurulu |
| Kurum: | Kişisel Verileri Korumu Kurumu |
| Politika: | Sistem Teknik Kişisel Verilerin Korunması ve Gizlilik Politikası |
B. REFERANSLAR
| Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (‘KVKK’): | İşbu Politika’ ya konu olmakla birlikte, 7 Nisan 2016 tarihli ve 29677 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan 24 Mart 2016 tarihli ve 6698 sayılı Kanun’dur. |
| Veri Sahiplerinden Gelen Taleplerin Yönetimi Prosedürü: | Sistem Teknik bünyesince hazırlanan ve KVKK kapsamında veri sahiplerinden gelebilecek taleplerin karşılanmasında kullanılacak olan sürecin detaylandırıldığı prosedürdür. |
C. DEĞİŞİKLİKLER
Kanun kapsamındaki ek mevzuatların yürürlüğe girmesi ile birlikte veya muhtelif zamanlarda işbu Politika’ da yapılacak olan değişiklikler Sistem Teknik internet sitesinden ve Sistem Teknik Intranet sitesinden takip edilebileceği gibi, işbu Politikanın güncel versiyonuna da yine bu kurumsal sitelerden ulaşılabilmektedir.
1 - AMAÇ
Sistem Teknik, Elektrostatik Toz Boya Ekipmanları ve Komple Boya Sistemleri imalatında faaliyet göstermektedir. Sistem Teknik A.Ş. profesyonel bayileri ve satış sonrası hizmetleri ile sadece Türkiye'de değil, 35 farklı ülkede yedek parça ve servis hizmeti vermektedir. Faaliyetlerini gerçekleştirebilmek adına, bizzat kendisi adına veya temsilci vasfıyla iletişimde bulunan yetkili bayilerinin, tedarikçilerinin, müşterilerinin, ziyaretçilerinin, çalışanlarının ve iş başvurusunda bulunmak suretiyle ya da diğer herhangi bir amaç veya kanal vesilesi ile ilişki tesis eden diğer gerçek kişilerin kişisel verilerini, Veri Sorumlusu sıfatıyla, hukuka uygun bir biçimde işlemektedir.
İşbu politikanın amacı, Sistem Teknik’in yürüttüğü bu işleme faaliyetleri ve kişisel veriler ile ilgili sistemler konusunda açıklamada bulunarak ilgili kişileri bilgilendirmek ve böylece kişisel veriler hususunda şeffaflık sağlamaktır.
Bu bağlamda, Sistem Teknik KVKK kapsamında kişisel verilerin işlenmesini, bu işlemeye konu alınan veri sahiplerini ve bu kişilerin haklarını, çerez ve benzeri teknolojilerinin kullanımı ile birlikte işbu Politika’ da detaylandırarak açıklamış bulunmaktadır.
2 - KİŞİSEL VERİ
2.1 Kişisel Veri İşlemesine İlişkin Genel İlkeler
Sistem Teknik, KVKK 4. maddesinin 2. fıkrası uyarınca ve işbu Politikanın ‘Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları’ bölümünde örneklendirilmiş olan amaçlar kapsamında, aşağıdaki ilkelere uygun olarak kişisel veri işlemektedir:
• Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olma • Doğru ve gerektiğinde güncel olma • Belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme • İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma • İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme
2.2. Sistem Teknik Tarafından İşlenen Veriler
Kişisel veriler Sistem Teknik bünyesinde veri sahiplerinden alınan açık rıza aracılığıyla ya da KVKK’nın 5. ve 6. maddelerince açık rızaya tabi olmaksızın yürütülebilecek faaliyetler ışığında işlenmekte olup, bu veriler ancak işbu Politikanın ‘Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları’ bölümünde örneklendirilen amaçlar çerçevesinde işlem görmektedir. Sistem Teknik ile veri sahibi arasındaki ilişkinin türüne ve niteliğine, kullanılan iletişim kanallarına ve bahsi geçen amaç bilgisine bağlı olarak çeşitlenmekte ve farklılaşmakta olan ve işbu Politika’daki ilkelere uyumlu bir şekilde işlenen bu kişisel veri türleri aşağıdaki gibidir:
• Kimlik Bilgileri; İsim, soy isim, meslek, unvan, çalışma bilgisi, eğitim durumu, cinsiyet, medeni durum, eş/çocuk bilgisi, vatandaşlık durumu, Nüfus cüzdanı fotokopisi, nüfus sureti fotokopisi, pasaport ve sürücü belgesi gibi kimlik tespit belgelerinde bulunan doğum tarihi, doğum yeri, kimlik numarası, kan grubu, din ve fotoğraf gibi veriler,
• İletişim Bilgileri; Adres, elektronik posta, telefon ve faks numarası gibi iletişim bilgileri ile birlikte, telefon görüşmeleri ve elektronik posta yazışmaları kapsamındaki iletişim kayıtları diğer sesli veriler,
• Gerçek Kişi Bilgileri; Vergi levhası, ticaret gazetesi, yetki belgesi, yeterlilik belgeleri, imza sirküleri ve faaliyet belgesi gibi tüzel kişilere yönelik belgelerdeki gerçek kişi bilgileri,
• Finansal Bilgiler; Fiyatlandırma, mutabakat, tahsilat ve ödeme faaliyetlerine ilişkin detaylı finansal veriler.
• Lokasyon Verileri; Şirket araçlarında bulunan araç takip cihazı ve yazılımı vasıtasıyla kullanılan rota ve bulunulan lokasyon verileri
• Biyometrik Veri; Çalışanların Personel devam kontrol takibini yapabilmek için parmak izi ve yüz tanıma özelliği olan cihazlarla giriş çıkış bilgileri
2.3. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları
Kişisel veriler, Sistem Teknik tarafından aşağıdaki amaçlar kapsamında işlenebilmekte olup, bu amaçların ve ilgili yasal sürelerin öngördüğü müddetçe saklanabilmektedir.
• Yasal ve idari yükümlülükler kapsamında Sistem Teknik’in yürütmekle sorumlu olduğu faaliyetlerin gerçekleştirilmesi,
• Veri sahibinin mevzuattaki veya Sistem Teknik’in bünyesince kabul gören kural ve politikalardaki değişiklikler hususunda aydınlatılması,
• Kanuna aykırı işlemlerin soruşturulması, tespiti, bildirilmesi ve önlenmesi ile birlikte, hukuki sürece tabi faaliyetlerin yönetilmesi ve yürütülmesi,
• Meşru menfaatlerin korunması,
• Sözleşmelerin müzakeresi, oluşturulması ve ifası,
• Talep ve sorular kapsamındaki durum tespitinin yapılması ve ilgili kişiye geri dönüşün sağlanması,
• Tanıtım ve pazarlama faaliyetlerinin yürütülmesi ile birlikte, anket ve oylamalar ile veri sahiplerinin görüşünün alınması,
• Birimler arasındaki iş akışının ve koordinasyonun sağlanmasıyla birlikte verimliliğin artırılması,
• İş başvurusu, aday değerlendirme ve işe alım süreçlerinde adayların ilgili pozisyona uygunluğunun incelenmesi ile birlikte bu adaylarla ve başvuruyla bağlantılı kişiler iletişime geçilmesi,
• Ziyaret kaydının alınması ve kargo takibi yapılması,
• Sistem Teknik’e ait veya Sistem Teknik tarafından kullanılan elektronik sistemlerinin ve fiziki ortamların güvenliğinin sağlanması ve ilgili değerlendirmelerin yapılması suretiyle gerekli önlemlerin alınması.
• Şirket araçlarında bulunan araç takibinin yapılmasını sağlayan cihaz ve yazılım aracılığı ile pazarlama süreçlerinin yürütülmesi.
2.4. Kişisel Verilerin Aktarılması
Sistem Teknik, işbu Politikanın ‘Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları’ bölümünde örneklendirilen amaçlar çerçevesinde ve KVKK’nın 8 ve 9’uncu maddeleri uyarınca yurt içi ve yurt dışı veri aktarımı yapmaktadır ve kişisel veriler bu kapsamda kullanılan sunucu ve elektronik ortamlarda işlenerek saklanabilmektedir. Sistem Teknik tarafından hazırlanmış Kişisel Veri Envanterinde veri aktarımı gerçekleşen taraflar ve veri aktarım amaçları detaylı bir şekilde belirtilmiştir. Yapılan bu aktarımların niteliği ve paylaşım yapılan taraflar, veri sahibi ve Sistem Teknik arasındaki ilişki türüne ve niteliğine, aktarımın amacına ve ilgili yasal dayanağa bağlı olarak değişmekte olup, bu taraflar genel itibariyle aşağıdaki gibidir:
• Hukuk büroları gibi yasal merciler ve yasal amaçlı faaliyetlerde destek alınan kurumlar,
• Devlete bağlı kurum ve kuruluşlar,
• Koordinasyon, iş birliği ve verimliliğin sağlanması amacıyla Sistem Teknik bünyesindeki iş birimleri,
• Sistem Teknik hizmetlerini sunan yetkili bayiler,
• Eksperler, yetkili bayii firmaları vb. hizmet firmaları ve tedarikçiler,
• Finansal işlemlerin gerçekleşmesine olanak sağlayacak bankalar.
2.5. Kişisel Verilerin Toplanması
Sistem Teknik tarafından işbu Politikanın ‘Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları’ bölümünde örneklendirilen amaçların karşılanması için KVKK’nın 5 ve 6’ncı maddelerinde öngörüler şartlar çerçevesinde direkt olarak çalışanlar ve müşterilerden, bayilerden, tedarikçilerden, iş ortaklarından, çağrı merkezinden, eksperlerden, resmi kurumlardan ve diğer fiziki ortamlardan kişisel veri edinilebileceği gibi, internet siteleri, mobil uygulamalar, sosyal medya ve diğer kamuya açık mecralar veya düzenlenen eğitimler, organizasyonlar ve benzeri etkinlikler aracılığı ile de kişisel veri toplayabilmektedir.
2.6. Kişisel Verilerin Saklanma Süresi
Kişisel veriler Sistem Teknik bünyesinde ilgili yasal saklama süreleri müddetince bulundurulmakta olup, bu verilerle ilişkili faaliyetlerin ve işbu Politika’da da belirtilen amaçların gerçekleştirilmesi için gerekli süre boyunca saklanmaktadır. Kullanım amacı sonlanan ve yasal saklama süresi sona eren kişisel veriler ise, KVKK’nın 7’nci maddesi uyarınca Sistem Teknik tarafından silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.
2.7. KVKK Çerçevesinde Veri Sahibinin Hakları
KVKK’nın 11. Maddesi kapsamında kişisel verileri işlenen gerçek kişilerin hakları düzenlenmektedir ve bu madde uyarınca veri sahipleri Sistem Teknik üzerinde aşağıdaki haklara sahiptir:
• Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
• Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteme,
• Kişisel verilerin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde, bunların silinmesini veya yok edilmesini isteme,
• Düzeltme ve silme işlemlerinin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması halinde zararın giderilmesini talep etme.
Yukarıdaki haklardan birinin kullanılması amaçlı olarak veri sahiplerinden gelecek talepler Sistem Teknik tarafından en geç 30 gün içerisinde karşılanacaktır. Bu talepler Sistem Teknik’e PERPA Ticaret Merkezi B. Blok Kat:2 No:65 34385 Okmeydanı İSTANBUL adresine kimlik tespit edici belgeler ile bizzat elden teslim edilerek, noter kanalıyla gönderilerek veya sistemteknikmakina@hs01.kep.tr güvenli elektronik imzalı olarak iletebilecektir. Taleplerin ayrıca bir maliyet gerektirmesi durumunda Sistem Teknik ilgili mevzuat kapsamında belirlenen tutarlarda ücret talep edebilecektir.
2.8. Yurtdışına Veri Aktarımı
İşlenme, depolanma, idare veya işbu Politika ’da belirtilmiş başkaca bir kullanım amacıyla işbu Politikanın ‘Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları’ bölümünde örneklendirilen amaçların karşılanması için kişisel veriler mevzuata uygun biçimde yurt dışına aktarabilir. Bu aktarımlarda kişisel verilerin gerektiği şekilde korunması için gerekli önlemler alınır.
2.9. Kişisel Verilerin Güvenliği
Sistem Teknik, kişisel verilerin gizliliğini ve güvenliğini korumaya önem verir. Bu doğrultuda, kişisel verileri yetkisiz erişim, zarar, kayıp veya ifşaya karşı korumak için gerekli teknik ve idari güvenlik önlemleri alınır. Bu doğrultuda gerekli sistemsel erişim kontrolleri, veri erişim kontrolleri, güvenli transfer kontrolleri, iş sürekliliği kontrolleri ve diğer gerekli kurumsal kontroller uygulanır. Kişisel verilerin gizliliği ve güvenliği kapsamında bina içerisinde kamera ile izleme faaliyetleri mevcuttur ve bu faaliyetler Sistem Teknik tarafından titizlikle yürütülmektedir.
Sistem Teknik, kişisel veri sahiplerinin haklarının değerlendirilmesi ve kişisel veri sahiplerine gereken bilgilendirmenin yapılması için Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nu göz önünde bulundurarak gerekli kanalları, iç işleyişi, idari ve teknik düzenlemeleri yürütmektedir. Kişisel veri sahipleri KVKK kapsamındaki taleplerini yazılı olarak Sistem Teknik’e iletmeleri durumunda Sistem Teknik talebin niteliğine göre talebi en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırmaktadır. Ancak, Kişisel Verilerin Korunması Kurulunca bir ücret öngörülmesi hâlinde, Sistem Teknik tarafından Kişisel Verilerin Korunması Kurulunca belirlenen tarifedeki ücret alınacaktır.
3 - ÇEREZLER VE BENZERİ TEKNOLOJİLER
3.1. Genel
Kullanılmakta olan internet tarayıcısı aracılığı ile internet ağ sunucusu tarafından kullanıcıların cihazlarına gönderilen küçük veri dosyaları çerez olarak anılmakta olup, internet siteleri bu çerezler vasıtası ile kullanıcıları tanımaktadır ve çerezlerin ömrü tarayıcı ayarlarına bağlı olarak farklılaşmaktadır.
Bu çerezler, Sistem Teknik tarafından yönetilmekte olan sistemler aracılığıyla oluşturulmakla birlikte, aynı zamanda Sistem Teknik tarafından yetkilendirilen bazı hizmet sağlayıcılar kullanıcıların cihazlarına benzeri teknolojiler yerleştirerek IP adresi, benzersiz tanımlayıcı ve cihaz tanımlayıcı bilgileri edinebilmektedir. Ayrıca, Sistem Teknik sistemlerinde bulunan üçüncü taraflara ait linkler, bu üçüncü taraflara ait gizlilik politikalarına tabi olmakla birlikte, gizlilik uygulamalarına ait sorumluluk Sistem Teknik’e ait olmamaktadır ve bu bağlamda ilgili link kapsamındaki site ziyaret edildiğinde siteye ait gizlilik politikasının okunması önerilmektedir.
3.2. Çerez Türleri
Ana kullanım amacı kullanıcılara kolaylık sağlamak olan çerezler, temel olarak 4 ana grupta toplanmaktadır:
a. Oturum Çerezleri: İnternet sayfaları arasında bilgi taşınması ve kullanıcı tarafından girilen bilgilerin sistemsel olarak hatırlanması gibi çeşitli özelliklerden faydalanmaya olanak sağlayan çerezlerdir ve Sistem Teknik internet sitesine ait fonksiyonların düzgün bir şekilde işleyebilmesi için gereklidir.
b. Performans Çerezleri: Sayfaların ziyaret edilme frekansı, olası hata iletileri, kullanıcıların ilgili sayfada harcadıkları toplam zaman ile birlikte siteyi kullanım desenleri konularında bilgi toplayan çerezlerdir ve Sistem Teknik internet sitesinin performansını arttırma amacıyla kullanılmaktadır.
c. Fonksiyonel Çerezler: Kullanıcıya kolaylık sağlanması amacıyla önceden seçili olan seçeneklerin hatırlatılmasını sağlayan çerezlerdir ve Sistem Teknik internet sitesi kapsamında kullanıcılara gelişmiş internet özellikleri sağlanmasını hedeflemektedir.
d. Reklam Ve Üçüncü Taraf Çerezleri: Üçüncü parti tedarikçilere ait çerezlerdir ve Sistem Teknik internet sitesindeki bazı fonksiyonların kullanımına ve reklam takibinin yapılmasına olanak sağlamaktadır.
3.3. Çerezlerin Kullanım Amaçları
Sistem Teknik tarafından kullanılmakta olan çerezlere ait kullanım amaçları aşağıdaki gibidir:
a. Operasyonel amaçlı kullanımlar: Sistem Teknik, sistemlerinin idaresi ve güvenliğinin sağlanması amacıyla, bu sitedeki fonksiyonlardan yararlanmayı sağlayan veyahut ta düzensiz davranışları tespit eden çerezler kullanabilmektedir.
b. İşlevselliğe yönelik kullanımlar: Sistem Teknik, sistemlerinin kullanımını kolaylaştırmak ve kullanıcı özelinde kullanım özellikleri sağlamak amacıyla, kullanıcıların bilgilerini ve geçmiş seçimlerini hatırlatan çerezler kullanabilmektedir.
c. Performansa yönelik kullanımlar: Sistem Teknik, sistemlerinin performansının artırılması ve ölçülmesi amacıyla, gönderilen iletilerle olan etkileşimi ve kullanıcı davranışlarını değerlendiren ve analiz eden çerezler kullanabilmektedir.
d. Reklam amaçlı kullanımlar: Sistem Teknik, kendine veya üçüncü taraflara ait sistemlerin üzerinden kullanıcıların ilgi alanları kapsamında reklam ve benzeri içeriklerin iletilmesi amacıyla, bu reklamların etkinliğini ölçen veya tıklanma durumunu analiz eden çerezler kullanabilmektedir.
3.4. Çerezleri Devre Dışı Bırakmak
Çerez kullanımı birçok tarayıcıda önceden tanımlı bir şekilde seçili olarak bulunmaktadır ve kullanıcılar bu seçim durumunu tarayıcı ayarlarından değiştirebilmekte ve dolayısıyla da mevcut çerezleri silip ileriki çerez kullanımlarını da reddedebilmektedir; nitekim çerez kullanımının iptal edilmesi halinde Sistem Teknik sistemlerindeki birtakım özelliklerden faydalanılamaması söz konusu olabilmektedir.
Çerez kullanım seçiminin değiştirilmesine ait yöntem, tarayıcı tipine bağlı olarak değişmekte olup, ilgili hizmet sağlayıcıdan dilendiği zaman öğrenilebilmektedir.
4 - YÜRÜRLÜK VE GÜNCELLEMELER
İşbu Politika, Şirket Yönetim Kurulu’nun öngördüğü tarihte onaylanarak yürürlüğe girer. Politika’da yapılacak değişiklikler ve bu değişikliklerin yürürlüğe konması konusunda gereken çalışmalar KVKK Çalışma Grubu tarafından yapılacak ve değişiklikler Şirket Genel Müdürü’nün onayından sonra yürürlüğe girecektir. Politika, olağan olarak yılda bir defa gözden geçirilerek güncellenir. Ancak mevzuat değişiklikleri, atıf yapılan bir teknik standarttaki değişme, Kişisel Veri Koruma Kurulu’nun işlemleri ve/veya vereceği kararlar ile mahkeme kararları doğrultusunda Şirket bu Politika’yı gözden geçirme ve gerekli durumlarda politikayı güncelleme, değiştirme veya ortadan kaldırıp yeni bir politika oluşturma hakkını saklı tutar. Politika’nın yürürlükten kaldırılmasına ilişkin olarak karar verme yetkisi Şirket Yönetim Kurulu’na aittir.
